1 INTRODUCCIÓN

CONSCALA SOLUTIONS GROUP. (en adelante, CSG) es responsable de los Datos Personales e información que le suministran sus clientes, prospectos de clientes, proveedores y contratistas, funcionarios de CSG, visitantes, empleados, exempleados y aspirantes (en adelante, los Titulares).

En la presente Política de Tratamiento se establecen las finalidades, medidas y procedimientos de las Bases de Datos en las que CSG es responsable, así como los mecanismos con que los Titulares cuentan para conocer, actualizar, rectificar, suprimir los datos suministrados o revocar la autorización que se otorga con la aceptación de la presente Política de Tratamiento.

La aceptación de propuestas, la celebración de contratos, el diligenciamiento de formatos, el acceso a los Servicios de la página web www.conscalasolutionsgroup.com (en adelante la Página Web), el ingreso a las instalaciones de CSG y/o la aceptación expresa o inequívoca de las presente políticas, implica aceptación de los Titulares a la Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales y su autorización para los usos y otros tratamientos que aquí se describen.

2 CONCEPTOS Y DEFINICIONES

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato público: Dato personal que no es semiprivado, privado o sensible. Entre otros, son los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros y documentos públicos.

Dato Privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular.

Dato personal sensible: Se entiende como datos sensibles aquellos que afecten la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político, los datos relativos al estado de salud, la vida sexual y los datos biométricos.

Dato personal semiprivado: Son aquellos datos que no tienen una naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular, sino a un grupo de personas o a la sociedad en general. En este caso, para su Tratamiento se requiere a autorización expresa del Titular de la información. Por ejemplo: datos de carácter financiero, datos relativos a las relaciones con las entidades de seguridad social (EPS, AFP, ARL, Cajas de Compensación).

Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que es objeto de Tratamiento. Para los efectos del presente documento se entiende como Base de Datos, aquella que contiene información de los Titulares.

Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento. Para los efectos del presente documento se entiende como Titulares, a los proveedores y contratistas, empleados, exempleados y aspirantes, clientes, prospectos de clientes, usuarios, visitantes de CSG y funcionarios de CSG.

Responsable del Tratamiento: Es la Persona natural o jurídica de naturaleza pública o privada, que, actuando por ella misma o con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos. Para los efectos de la presente Política para el Tratamiento de Datos Personales se entiende como responsable del Tratamiento a CSG.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del responsable del Tratamiento (CSG).

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

3 RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

El responsable del Tratamiento de Datos Personales y otra información de los Titulares es CSG

Teléfono: 316 537 5134

Correo electrónico: sac@conscalasolutionsgroup.com

4 FINALIDAD Y TRATAMIENTO
4.1 FINALIDADES

Las finalidades para las cuales CSG tratará los Datos Personales de los Titulares son:

4.1.1 En relación con la base de datos de clientes y prospectos de clientes:

Cumplir los contratos de servicios celebrados con clientes.
Utilizar los Datos Personales para mercadeo y/o comercialización de nuevos servicios o productos de CSG.
Medir niveles de satisfacción.
Realizar encuestas.
Ejecutar campañas de fidelización.
Enviar invitaciones a eventos.
Ofrecer productos y servicios de CSG.
Contactar a los Titulares para ofrecerles bienes y servicios de su interés, recibir ofertas de CSG, invitar a la participación en programas, proyectos eventos, socializar políticas, proyectos, programas, resultados y cambios organizacionales.
Suministrar la información y datos personales de los Titulares a las sociedades subsidiarias, filiales o afiliadas a CSG, aliados comerciales o a otras sociedades o personas que CSG encargue para realizar el procesamiento de la información y cumplir con las finalidades descritas en la presente Política.
Suministrar la información y datos personales de los Titulares a aliados comerciales para que estos contacten a los Titulares para ofrecerles bienes y servicios de su interés, recibir ofertas de los titulares, invitar a la participación en programas, proyectos eventos, socializar políticas, proyectos, programas, resultados y cambios organizacionales.

4.1.2 En relación con la base de datos de funcionarios de CSG:

Comunicar campañas comerciales.
Invitar a eventos de CSG.
Informar sobre actividades de formación y actualización para el cumplimiento de los Estándares propuestos por CSG.
Comunicar noticias y novedades sobre los productos y servicios de CSG.
Enviar claves de ingreso a plataformas virtuales dispuestas para CSG.
Enviar información para recuperar contraseñas de acceso a los sistemas dispuestos para CSG.
Realizar actualización de datos internamente.

4.1.3 En relación con la base de datos de proveedores:

Realizar los respectivos pagos a proveedores y mantener relaciones comerciales.
Cumplir con los procesos internos de CSG en materia de administración de proveedores y contratistas.

4.1.4 En relación con la base de datos de visitantes:

El control y la preservación de la seguridad de las personas, bienes e información de CSG.

4.1.5 En relación con la base de datos de aspirantes, empleados y exempleados de CSG:

Verificación de información personal, familiar, financiera y laboral.
Aspectos Laborales, de Seguridad Social, Cajas de Compensación Familiar y aquellos relacionados con el (los) contratos que celebre o pretenda celebrar con CSG.
Oferta de productos o servicios de CSG.
Realización de encuestas.
Fines estadísticos de consulta.
Fines tributarios.
Suministrar la información necesaria al área encargada del proceso de nómina.
Dar cumplimiento a las obligaciones legales y contractuales derivadas del contrato de trabajo.
Informar los cambios que se puedan llegar a presentar en desarrollo del vínculo laboral.
Realizar estudios internos.
Manejo de embargos judiciales a través de nómina.
Administrar salarios y beneficios.
Coordinar el desarrollo profesional de los empleados.
Permitir el acceso de los empleados a los recursos informáticos de la Empresa.

4.1.6 Finalidades comunes a todas las bases de datos:

Gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias y de registros comerciales, corporativos, contables y operativos de CSG.
La socialización de políticas, proyectos, programas y cambios organizacionales.
El control y la preservación de la seguridad de las personas, bienes e información de CSG.
Realizar procesos internos, con fines de desarrollo u operativo y/o de administración de sistemas.
Sugerir productos o servicios (incluyendo los de terceros) que CSG considera que pueden ser de interés del Titular.
Contactarlo como potencial cliente para mantenerlo informado y ofrecerle nuestros servicios o mejorar los existentes.
Evaluar el nivel de satisfacción de nuestros servicios y los de la Página Web, realizar estudios sobre hábitos de consumo, preferencias y servicios de interés del Titular.
Mantener comunicación con el Titular.
Dar respuesta a preguntas, quejas, reclamos, comentarios o sugerencias respecto de los productos y/o servicios ofrecidos por CSG.
Realiza el proceso de archivo, de actualización de los sistemas, de protección y custodia de información y bases de datos de CSG.
Las demás finalidades que determinen los responsables en procesos de obtención de Datos Personales para su Tratamiento, con el fin de dar cumplimiento a las obligaciones legales y regulatorias, así como de las políticas de CSG.

4.2 TRATAMIENTO

CSG dará tratamiento a los Datos Personales de los Titulares para cumplir las finalidades descritas en esta Política. Dentro de dichos tratamientos, CSG podrá realizar los siguientes:

4.2.1. La comunicación con los Titulares para efectos contractuales, informativos o comerciales.

4.2.2. Establecer comunicación entre CSG y los Titulares para cualquier propósito relacionado con las finalidades que se establecen en la presente política, ya sea mediante llamadas, mensajes de texto, correos electrónicos y/o físicos.

4.2.3. Ofrecer o informar al Titular sobre productos y/o servicios de CSG que puedan ser de su interés, así como suministrar información general por medio de correos electrónicos como parte de una novedad, comunicación, noticia o Newsletter.

4.2.4. De ser el caso, usar la información para dar trámite a los reclamos, quejas, sugerencias respecto de los servicios ofrecidos por CSG.

4.2.5. Efectuar o implementar la adquisición u oferta de productos o servicios por parte de CSG.

4.2.6. Recabar información acerca del dispositivo que se está utilizando para ver o utilizar la Pagina Web, como por ejemplo dirección IP o el tipo de explorador de Internet o sistema operativo utilizado y vincularla con información personal para garantizar que la Pagina Web brinden la mejor experiencia en línea.

4.2.7. Evaluar el uso de la Pagina Web (de manera anónima e integral), así como realizar estadísticas de las actividades de los Titulares, como, por ejemplo, horas de visitas, frecuencia con las que se visita y sitio web que transfirió a la Pagina Web, de manera que se personalice la experiencia de los Titulares en la Página Web.

4.2.8. Invitar y contactar a los Titulares para que participen en conferencias, talleres, y cualquier otro evento desarrollado por CSG.

4.2.9. Auditar, estudiar y analizar la información de las Bases de Datos para diseñar estrategias comerciales y aumentar y/o mejorar los productos y servicios que ofrece CSG.

4.2.10. Combinar los Datos Personales con la información que se obtenga de otros aliados o compañías o enviarla a los mismos para implementar estrategias comerciales conjuntas.

4.2.11. Suministrar la información y Datos Personales de los Titulares a las sociedades subsidiarias, filiales o afiliadas a CSG, aliados comerciales o a otras sociedades o personas que CSG encargue para realizar el procesamiento de la información y cumplir con las finalidades descritas en la presente Política.

4.2.12. Cuando la información deba ser revelada para cumplir con leyes, regulaciones o procesos legales, para asegurar el cumplimiento de los términos y condiciones, para detener o prevenir fraudes, ataques a la seguridad de CSG o de otros, prevenir problemas técnicos o proteger los derechos de otros como lo requieran los términos y condiciones o la ley.

4.2.13. Para los casos en que aplique, consultar, almacenar y usar la información financiera obtenida de terceros administradores de Bases de Datos, previa autorización expresa del Titular para dicha consulta.

4.2.14. Las demás descritos en la presente política o permitidos en la Ley, así como aquellos necesarios para cumplir las finalidades descritas en este documento.

4.2.15. Recibir información de titulares en calidad de responsables para dar tratamiento a los datos conforme a la presente Política. La información es recibida por parte de aliados comerciales.

5 DATOS SUMINISTRADOS Y FORMA DE OBTENCIÓN

CSG podrá pedir expresamente a los Titulares o recolectar de su comportamiento los datos que sean necesarios para cumplir la finalidad de las Bases de Datos, los cuales son, entre otros:

5.1 EN RELACIÓN CON LAS BASES DE DATOS DE CLIENTES Y PROSPECTOS DE CLIENTES, PROVEEDORES Y VISITANTES

Nombre y apellidos, número de identificación, fecha de nacimiento, dirección de correspondencia, teléfono de contacto, correo electrónico, antecedentes comerciales, judiciales, relaciones comerciales y familiares con otras compañías o con entidades públicas, información contable, financiera y crediticia, necesidades e intereses, lugar de trabajo, huellas dactilares, fotografía o imágenes del rostro y corporales, firma, necesidades e intereses, fechas y horas de acceso a las instalaciones de CSG, cualquier otro dato que fuere necesario para lograr las finalidades descritas.

5.2 DATOS RECOPILADOS PARA LA BASE DE DATOS DE FUNCIONARIOS DE CSG

Nombre y apellidos, número de identificación, Fecha de nacimiento y edad, dirección de correspondencia, barrio y teléfono de contacto, correo electrónico, firma, necesidades e intereses, empresa o compañía para la cual trabaja, cargo que desempeña en la empresa o compañía para la cual trabaja; información contable, financiera y crediticia, empresa promotora de salud, cualquier otro dato que fuere necesario para lograr las finalidades descritas.

5.3 DATOS DE BASE DE DATOS DE ASPIRANTES, EMPLEADOS, CONTRATISTAS Y EXEMPLEADOS

Nombre y apellidos, nacionalidad, estado civil, número de identificación, libreta militar, tarjeta profesional, huella dactilar, fecha y lugar de nacimiento, estado civil, dirección de correspondencia, teléfono de contacto, correo electrónico, historial laboral, clínico o de salud, académico y patrimonial, referencias, antecedentes comerciales o información financiera, judiciales, disciplinarios y familiares con otras compañías o con entidades públicas, fotografías recientes, imágenes en cámaras de vigilancia; historia clínica ocupacional; nombre, número de identificación, teléfono, sexo, fecha y lugar de nacimiento, lugar de trabajo cargo o profesión del cónyuge o compañero permanente de empleados y contratistas y de sus parientes hasta el cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad y/o primero civil, y cualquier otro dato que fuere necesario para lograr las finalidades descritas.

Los datos relacionados con el estado de salud son Datos Sensibles, por lo cual, de conformidad con lo dispuesto en las normas vigentes, se informa a los Titulares que no están obligados a suministrar los referidos datos o a autorizar su tratamiento. Una vez suministrados dichos datos y otorgado el correspondiente consentimiento, dichos datos serán recopilados y tratados únicamente para las finalidades descritas en la presente Política de Tratamiento.

CSG solamente usará, almacenará y realizará tratamiento de datos personales de menores de edad que sean hijos, descendientes o que dependan o estén a cargo de los empleados o contratistas de CSG, y que sean de naturaleza pública. La finalidad de dicho tratamiento será únicamente la de planear y realizar actividades relacionadas con el bienestar personal y familiar de los empleados y los menores. Para tales efectos, CSG tendrá en cuenta el respeto y prevalencia de los derechos de los menores, su interés superior y sus derechos fundamentales.

5.4 FORMAS DE OBTENCIÓN DE DATOS

Los datos podrán ser suministrados explícitamente a CSG mediante formatos de ingreso o vinculación, recolectados personalmente a través de sus empleados, prestadores de servicios o representantes, obtenidos mediante consulta a terceros que administren Bases de Datos, o recolectados implícitamente de las operaciones de análisis de grupos objetivo, adquisición de los productos o servicios que son ofrecidos por CSG, o de los comportamientos de los Titulares como reclamaciones, solicitudes de información, encuestas, propuestas, ofertas, visita de las instalaciones de CSG, de participación en proyectos, programas y eventos, entre otros. CSG solo recopilará y/o tratará datos considerados como Datos Sensibles en los casos permitidos por la ley. Para estos casos, los Titulares que no están obligados a suministrar los referidos datos o a autorizar su tratamiento. Una vez suministrados dichos datos y otorgado el correspondiente consentimiento, los datos serán recopilados y tratados únicamente para las finalidades descritas en la presente Política de Privacidad.

6 COOKIES

CSG utiliza cookies y otras herramientas que automáticamente recolectan información de las personas cuando usan la Página Web, entendiendo que el ingreso a la Página Web es una conducta inequívoca de autorización. El tipo de información que puede ser recolectada de esta manera incluye:

6.1 Información sobre el Localizador de recursos uniforme (URL).

6.2 Información acerca del explorador que utiliza el Titular.

6.3 Detalles de las páginas visitadas por el Titular.

6.4 Dirección IP.

6.5 Clics.

6.6 Hipervínculos.

6.7 Consultas.

La mayoría de los exploradores de Internet están configurados para administrar cookies. Actualmente los sitios web preguntan al usuario final si desea aceptar o configurar los parámetros de uso de esta información, de tal manera que el usuario puede cambiar esta configuración para bloquearlas o que se le alerte cuando estén siendo enviadas a su equipo.

7 AUTORIZACIÓN PARA RECOLECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Y OTRA INFORMACIÓN

Mediante el suministro voluntario de alguno de los Datos Personales en la forma señalada en la presente Política y/o la autorización expresa verbal o por escrito, el Titular autoriza expresa o inequívocamente a CSG para recolectar sus Datos Personales y cualquier otra información que llegare a suministrar, así como para realizar el Tratamiento sobre sus Datos Personales, de conformidad con esta Política de Privacidad y las normas legales aplicables.

8 CAMBIOS EN LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO

Cualquier cambio o modificación sustancial de la presente Políticas de Privacidad, será comunicado oportunamente a los Titulares mediante un comunicado en la Página Web o mediante correo electrónico.

9 INFORMACIÓN Y DATOS DE MENORES DE EDAD

Por regla general, CSG no usa, ni almacena, o realiza tratamiento alguno sobre datos personales de menores de edad, salvo que fuere estrictamente necesario. Sin embargo, en caso de que por algún motivo se llegare a recopilar datos de menores de edad, CSG tendrá en cuenta el respeto y prevalencia de los derechos de los menores, su interés superior y sus derechos fundamentales, de conformidad con lo establecido en las normas de protección de datos personales.

10 ALMACENAMIENTO DE DATOS PERSONALES

El Titular autoriza de manera expresa a CSG para que almacene los Datos Personales de la forma que considere más segura y oportuna para la debida protección de los datos de los Titulares.

11 MEDIDAS DE SEGURIDAD PARA LA PROTECCIÓN DE LOS DATOS PERSONALES Y OTRA INFORMACIÓN

Las medidas de seguridad con las que cuenta CSG buscan proteger los datos de los Titulares con el fin de impedir su pérdida, adulteración, usos y accesos no autorizados. Para ello, CSG de forma diligente implementa las medidas humanas, técnicas y administrativas que razonablemente están a su alcance. El Titular acepta expresamente esta forma de protección y declara que la considera conveniente y suficiente para todos los propósitos.

12 DERECHOS DE LOS TITULARES

CSG informa a los Titulares que, conforme a la legislación vigente, estos tienen el derecho de conocer, actualizar, rectificar su información, y/o revocar la autorización para su tratamiento. En particular, son derechos de los titulares según se establece en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012: a) Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales b) Solicitar prueba de la autorización otorgada c) Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales; d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato y, f) Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

12.1 ÁREA ENCARGADA DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

El área encargada de atender las peticiones, consultas y reclamos de los Titulares para ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos y revocar su autorización es la Dirección de Servicio al Cliente de CSG la cual podrá ser contactada en el siguiente correo electrónico sac@conscalasolutionsgroup.com y/o en el siguiente número de teléfono 316 537 5134.

12.2 PROCEDIMIENTO PARA EJERCER SUS DERECHOS
En caso de que desee ejercer sus derechos, el Titular deberá enviar un correo electrónico o físico a las direcciones de contacto establecidas en la presente Política de tratamiento de datos personales. El procedimiento que se seguirá para dichas comunicaciones, serán los que se indican a continuación:

12.2.1. Peticiones y consultas sobre datos personales: Cuando el Titular de los datos o sus causahabientes deseen consultar la información que reposa en las Bases de Datos, CSG responderá la solicitud en plazo de máximo diez (10) días hábiles. En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al Titular, se le expresará los motivos de la demora y se le señalará la fecha en que se atenderá su consulta, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

12.2.2. Revocación de autorización, retiro o supresión de la Base de Datos y reclamos sobre datos personales: Cuando el Titular de los datos o sus causahabientes consideren que la información contenida en las Bases de Datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante CSG, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a CSG con la identificación de los Titulares, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y se anexarán los documentos que se quieran hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, CSG podrá requerir al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que CSG no sea competente para resolver el reclamo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al Titular, con lo cual quedará relevada de cualquier reclamación o responsabilidad por el uso, rectificación o supresión de los datos.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al Titular los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. El retiro o supresión no procederá cuando exista un deber contractual de permanecer en la base de datos de CSG.

13 CONTACTO

Cualquier duda o información adicional será recibida y tramitada mediante su envío a las direcciones de contacto establecidas en la presente Política de Privacidad.

14 PERÍODO DE VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS

En términos generales, las bases de datos de CSG, así como los Datos Personales incorporados en ellas, estarán vigentes durante el plazo necesario para cumplir sus finalidades de la siguiente manera:

14.1 EN RELACIÓN CON LAS BASES DE DATOS DE CLIENTES Y PROSPECTOS DE CLIENTES, PROVEEDORES Y VISITANTES

14.1.1. Base de datos de clientes y prospectos de clientes: La autorización de tratamiento de datos personales otorgada por los Titulares estará vigente durante 6 años, una vez se cumpla este tiempo desde la autorización más reciente; CSG eliminará la información personal de los Titulares, salvo, su nombre y número de cédula.

14.1.2. Base de datos de proveedores: La autorización de tratamiento de datos personales otorgada por los Titulares estará vigente durante el término de la relación contractual y hasta 2 años después de terminada. Una vez se cumpla este tiempo CSG eliminará la información personal de los Titulares.

14.1.3. Base de datos de visitantes: La autorización de tratamiento de datos personales otorgada por los Titulares estará vigente durante 1 año, una vez se cumpla este tiempo desde la autorización más reciente; CSG eliminará la información personal de los Titulares.

14.2 EN RELACIÓN CON LAS BASES DE DATOS DE ASPIRANTES, EMPLEADOS Y EXEMPLEADOS CSG

La autorización de tratamiento de datos personales otorgada por los Titulares estará vigente hasta 20 años después de terminada la relación contractual con CSG.

14.3 EN RELACIÓN CON LAS BASES DE DATOS DE FUNCIONARIOS DE CSG

La autorización de tratamiento de datos personales otorgada por los Titulares estará vigente hasta 3 años después de terminada la relación contractual entre el funcionario y CSG. Una vez se cumpla este tiempo CSG eliminará la información personal de los Titulares.

15 LEGISLACIÓN VIGENTE

La legislación nacional vigente en materia de protección de Datos Personales está contenida en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y la Ley 1266 de 2008 y las normas que las modifiquen o complementen.